Gobierno de datos para encuestas y caracterizaciones

Identifique quién aprueba el instrumento, quién administra usuarios, quién coordina la captura, quién revisa respuestas y quién autoriza una entrega. Una persona puede asumir varias funciones en un proyecto pequeño, pero las decisiones deben seguir siendo explícitas. Prepare un contacto que pueda resolver dudas del equipo sin modificar reglas por iniciativa individual.

Defina también quién mantiene catálogos territoriales, capas y diccionario de variables. Una modificación de una opción o un código puede afectar informes y comparaciones. El responsable debe comprender esa relación y documentar desde qué fecha se utiliza cada versión.

Relacione cada variable y evidencia con el objetivo del proyecto. Pedir documento, dirección exacta, fotografía y teléfono por costumbre aumenta la información que hay que custodiar sin asegurar una mejor decisión. Revise qué necesita la entrevista, qué puede ser opcional y qué no corresponde recolectar.

La SIC señala la necesidad y pertinencia de la recolección respecto de una finalidad específica en su orientación sobre datos sensibles de salud. La aplicación concreta depende del caso y de las reglas vigentes. El equipo responsable debe traducir sus obligaciones a instrucciones comprensibles para quien diseña y aplica el instrumento.

Separe administración, coordinación, apoyo y profesionales de campo según el proceso. En Control G las asignaciones permiten distribuir formularios a los profesionales de su entidad. Pruebe esa experiencia con una cuenta de campo y no solo desde el perfil más privilegiado. El acceso que sirve para configurar el sistema no tiene por qué acompañar cada jornada.

Prepare el alta y la baja de usuarios y evite cuentas compartidas si necesita atribuir registros y correcciones a una persona. Si intervienen contratistas, defina qué información pueden ver y cuándo termina su acceso. Revise también quién tiene permiso para descargar, no únicamente quién puede abrir una pantalla.

Un diccionario útil define variable, unidad, tipo, opciones, ausentes y periodo. Distinga un no sabe de un no aplica cuando representen situaciones diferentes. Documente si un campo se declara, se observa o se calcula. Esa información permite que otra persona analice la base sin reconstruir cada decisión del formulario.

Cuando cambie el instrumento, indique qué se modificó y cómo afecta datos anteriores y dispositivos preparados. Una opción renombrada puede parecer un cambio menor y alterar una clasificación. Mantenga un responsable de aprobar cambios y evite modificar cuestionarios activos solo para acomodar una respuesta aislada.

El operativo offline conserva información local mientras se trabaja sin conexión. Defina quién custodia los equipos, cuándo se sincronizan y qué hacer ante pérdida, daño o sustitución. No cierre una operación ni borre datos de un dispositivo antes de comprobar que los registros y evidencias necesarios fueron recibidos.

Distinga guardado local de recepción en el servidor. El coordinador debe tener un procedimiento para reconciliar conteos y pendientes con cada profesional. Si cambia una cuenta o tablet, use un proceso documentado para evitar que información pendiente quede fuera de la entrega final.

Establezca qué se considera incompleto, inconsistente o duplicado y qué puede corregirse sin una nueva visita. Las observaciones deben señalar el campo o criterio afectado, sin inventar valores para que un registro cumpla. Conserve la diferencia entre lo declarado y cualquier clasificación posterior del equipo analítico.

El mapa es otra vista de la información, no un sustituto de la revisión. Un punto repetido, una ubicación distante o una zona vacía requieren contexto. Antes de usar una regla territorial para devolver respuestas, confirme qué representa el GPS y qué calidad se esperaba del dispositivo.

Para cada entrega, registre quién la recibe, propósito, fecha de corte y campos incluidos. Una exportación territorial puede limitar atributos personales y una base analítica puede omitir fotografías o firmas. Compruebe el archivo real antes de enviarlo; la intención de compartir datos agregados no garantiza que una columna oculta no identifique personas.

Defina conservación, acceso al terminar el contrato y procedimiento para correcciones o eliminación cuando corresponda. Prepare una copia de trabajo con diccionario y otra salida apropiada para difusión si se necesita. El gobierno de datos permite explicar esas decisiones y sostener el valor de la información después de finalizar las entrevistas.